[EXCELLENCE ORGANISATIONNELLE] 7 astuces pour un suivi efficace du télétravail

La crise que nous vivons actuellement et les mesures restrictives qu’elle impose nous obligent à revoir plusieurs de nos façons de faire. Ces changements nous font découvrir de nouvelles pratiques qui rendent notre quotidien plus fonctionnel au bureau comme à la maison.

Plusieurs gestionnaires sont déjà à l’aise avec la supervision d’employés en télétravail, alors que d’autres le sont moins. Si tel est votre cas, cet article est pour vous. J’espère qu’il saura vous aider à structurer la supervision à distance du travail de vos employés et collaborateurs, et vous inspirer dans la mise en place de pratiques adaptées à vos besoins.

Mes 7 conseils pour une gestion à distance efficace

1. Acceptez que ce ne soit pas parfait du premier coup

Que ce soit votre présentation, celle de vos employés ou la structure que vous avez utilisée pour votre téléconférence, il se peut fort bien que ce ne soit pas parfait dès le début. Soyez ouvert aux suggestions de votre équipe et flexible dans votre approche, afin de laisser place à l’amélioration. Au fur et à mesure que vous ferez des téléconférences, des appels de groupe et d’autres initiatives de suivi à distance, vous gagnerez tous en confiance et en efficacité.

2. Ne négligez pas le stress inhérent à l’utilisation de nouvelles technologies

Considérez les moyens de communication les plus simples et les plus accessibles pour tous. Si vous croyez qu’un simple appel téléphonique est, pour l’instant, le meilleur moyen de communication pour l’ensemble du groupe, alors ainsi soit-il. Il sera toujours temps de passer à une autre plateforme au cours des prochains jours.

Ce qui compte davantage pour le moment est de maintenir une communication régulière avec votre équipe. Par la suite, demandez à vos employés des suggestions de plateformes à adopter pour faciliter vos échanges. Les jeunes sont souvent bien branchés sur les nouvelles technologies et vos adolescents les utilisent souvent déjà pour communiquer avec leurs enseignants et leurs collègues de classe. Invitez-les à contribuer à ce projet ! Enfin, prévoyez du temps pour tester les outils recommandés et pour rédiger une procédure de connexion claire, afin d’éliminer les irritants pour vos employés et collaborateurs, et favoriser davantage leur adhésion à cette nouvelle façon de faire.

3. Préparez un horaire des rencontres à distance et soumettez-le à votre équipe

Chaque organisation a une réalité et des besoins qui lui sont propres. Vous savez mieux que quiconque quels sont les meilleurs moments et quelle est la fréquence idéale pour les rencontres à distance avec votre équipe. Élaborez une ébauche, demandez l’avis de vos employés et apportez les ajustements nécessaires chaque semaine. Il est fort probable que la fréquence des communications soit plus grande lors de la phase de déploiement. Vous pourrez ajuster le tir au fur et à mesure que vous et votre équipe gagnerez en autonomie et en efficacité.

Par exemple, un gestionnaire qui supervise cinq employés pourrait instaurer un horaire initial qui ressemble à ceci :

-Téléconférence le lundi, le mercredi et le vendredi à 8 h 30 (30 min)
-Vidéoconférence le mardi et le jeudi à 8 h 30 (60 min)
-Appels individuels à tous les jours de 14 h 20 à 16 h 00 (20 min)
-Durée hebdomadaire totale pour les employés : 3 h 50 min
-Durée hebdomadaire totale pour le gestionnaire : 5 h 10 min

Selon l’évolution des besoins, le gestionnaire pourrait adopter un horaire allégé :

-Vidéoconférence le lundi à 8 h 30 (60 min)
-Téléconférence le mercredi à 11 h 30 (30 min)
-Appels individuels le mardi et le vendredi à l’heure qui convient le mieux à chacun (20 min)
-Durée hebdomadaire totale pour les employés : 2 h 30 min
-Durée hebdomadaire totale pour le gestionnaire : 4 h 50 min

Gardez toujours en tête que le temps est précieux et que les compétences de vos équipes doivent servir avant tout à exécuter les projets. L’efficacité et la valeur ajoutée de chacune des conférences téléphoniques sont essentielles pour maintenir la motivation de vos troupes.

4. Annoncez les sujets à l’avance et fixez des cibles hebdomadaires

Combien de fois avez-vous participé à une téléconférence sans savoir à l’avance de quoi il serait question ? Pire encore, vous est-il déjà arrivé de devoir commenter un document de 40 pages qui vous a été envoyé à peine 10 minutes avant l’appel ? Pour favoriser la collaboration, l’intérêt et la participation de vos employés, tant pour les rencontres de groupe que pour les rencontres individuelles, annoncez toujours vos sujets à l’avance et rendez accessibles tous les documents dont vous souhaitez discuter. Assurez-vous que les membres de votre équipe auront suffisamment de temps pour les lire avant la rencontre. Évidemment, les annonces officielles et les informations critiques ne devraient jamais être divulguées à l’avance.

Un système de mesure comme la fixation de cibles peut faciliter votre gestion à distance. Pour ce faire, demandez à vos employés ce qu’ils souhaitent réaliser au cours de la prochaine semaine. Donnez le mandat à chacun d’élaborer son plan de travail, puis révisez-le avec eux afin de préciser certains points ou d’ajouter des éléments qui vous semblent prioritaires. Soyez ouvert et flexible; un plan est un guide qui demande des ajustements dans le temps, en fonction de son évolution.

5. Partagez votre ordre du jour et votre grille de suivi

Préparez votre ordre du jour en fonction des sujets prioritaires qui apporteront de la valeur à votre échange et de l’efficacité au travail de votre équipe. Avant vos rencontres, partagez-le avec vos employés afin qu’ils puissent se préparer et vous faire part de tout autre sujet dont ils souhaiteraient discuter. Prévoyez également une grille de suivi afin de consigner vos échanges individuels ou d’équipe. Assurez-vous que les membres de votre équipe avec lesquels vous discutez ont cette grille sous la main avant la rencontre. Pour chaque sujet à l’ordre du jour, identifiez en équipe un responsable pour les actions à prendre et une date de réalisation ou d’engagement de suivi. Laissez à chacun le temps de s’exprimer. Vous aurez ainsi un accès exclusif à leur façon d’analyser les situations, de concevoir la résolution de problèmes, et d’organiser leur travail. Ainsi, non seulement ils rempliront pour vous la grille de suivi, mais ils s’engageront également par eux-mêmes à réaliser les actions requises.

6. Ne sous-estimez pas le temps requis

Un appel de 30 minutes n’équivaut jamais à seulement 30 minutes de travail, ni pour vous ni pour vos employés. Si tel est le cas, questionnez-vous. Outre l’appel en soi, vous devez prévoir pour votre part un moment de préparation et du temps pour consigner vos notes une fois la conversation terminée. Vous pourriez également avoir besoin d’une période de réflexion ou de révision de vos stratégies, ainsi que d’un suivi téléphonique avec d’autres membres de votre équipe ou votre propre gestionnaire.

De la même manière, votre employé qui s’est préparé à la rencontre téléphonique et qui a participé à l’échange devra aussi consigner ses notes, préparer un rapport d’avancement des projets ou revoir son plan pour aligner ses actions sur les cibles attendues. Dans tous les cas, un appel de 30 minutes nécessitera sans doute plus de temps que la seule durée de la conversation. Prévoyez-le à votre agenda.

7. Faites-vous confiance, soyez à l’écoute, et révisez votre plan de suivi au besoin

Si vous avez recruté les bonnes personnes et que vous les avez bien formées, vos employés et collaborateurs devraient donc être fiables, autonomes et efficaces. Il se peut toutefois que certains requièrent plus d’appui et de suivi. Soyez à l’écoute et révisez votre plan de suivi au besoin. Personnalisez la fréquence et la durée de vos appels en fonction des besoins de chacun de vos employés. Pour favoriser leur engagement, ajustez vos attentes à leur réalité. Faites-vous confiance et restez vous-même. En misant sur votre authenticité, vos habiletés naturelles suffiront sûrement à établir une communication intègre et durable.

En conclusion, accordez-vous une période d’apprentissage et prenez le temps qu’il faut pour structurer la supervision à distance du travail de vos employés. Inspirez-vous des suggestions émises par les membres de votre équipe et par les autres gestionnaires de l’entreprise. Avec le temps, vous verrez non seulement vos interventions s’améliorer, mais vous découvrirez de nouvelles pratiques qui faciliteront votre gestion à distance et qui vous feront gagner en temps comme en efficacité.

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À propos d'Anny Corriveau

Gestionnaire et spécialiste de l’optimisation des performances cumulant plus de 20 ans de succès dans l’industrie des services professionnels, Anny Corriveau détient un baccalauréat en administration des affaires de HEC Montréal et la Lean Six Sigma Ceinture noire de l’Université de Montréal.

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