La messagerie instantanée (ou le clavardage selon l'Office de la langue française) est un moyen de communication « grand public ». Elle permet un heureux mariage entre la communication écrite des courriels et l’aspect instantané d’une conversation par téléphone. Dans le monde du travail, l’utilisation de cet outil a progressivement fait son apparition par l’entremise des employés des départements d'informatique, qui se sont mis à utiliser ce service entre eux afin de clavarder sur divers sujets. Rapidement, les autres départements ont embarqué dans la danse, si bien que ce système d’échange d’information est devenu hors de contrôle du point de vue de plusieurs employeurs.
Des solutions professionnelles
Afin de redonner le contrôle aux entreprises, les géants de l'informatique, dont Microsoft et IBM, ont ainsi développé des outils performants, semblables à leur contrepartie « grand public », mais qui proposent des solutions sécuritaires, hébergées en entreprise ou dans un nuage informatique, qui font en sorte que les échanges ne transigent pas au même endroit que ceux du grand public.
Les avantages de la messagerie instantanée
Par ailleurs, il y a d'importants gains à faire pour les entreprises qui décident d’implanter la messagerie instantanée comme moyen de communication. Ces gains ne sont pas évidents à première vue, et les gestionnaires ont plutôt tendance à percevoir cet outil comme une distraction pour leurs employés, mais une fois l’aspect nouveauté passé, l’utilité de cette technologie prend le dessus. Parmi les gains appréciables, mentionnons :
- La rapidité dans les prises de décisions. Dans le clavardage, les échanges sont courts et efficaces. Rares sont ceux qui discutent de la pluie et du beau temps.
- Une diminution dans les échanges de courriels interminables.
- Une diminution de la charge sur les serveurs et les copies de sécurité.
Deux conseils en terminant…
Pour vous assurer que les choses soient claires, rédigez une politique d'utilisation des outils technologiques. Sachez également que les virus adorent la messagerie instantanée. Demandez l'aide d'un expert en la matière et, ainsi, votre entreprise sera à l'abri.
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