Garder le focus… au-delà des chiffres

Depuis plus de 25 ans maintenant, Annie Fortin côtoie entrepreneurs, dirigeants et gestionnaires. Copropriétaire et directrice générale de Focus TDL, elle les a vus grandir, se réinventer, traverser des tempêtes, douter. Ayant elle-même vécu les aléas de l’entrepreneuriat, elle connaît leur réalité. De cette expérience est née une conviction : derrière chaque entreprise se trouve tout d’abord une personne avec ses ambitions, ses responsabilités… et ses défis !

C’est dans cette optique que, avec les années, Focus TDL a développé une expertise adaptée aux PME, aux organismes à but non lucratif (OBNL) ainsi qu’aux travailleurs autonomes. L’équipe se charge de leur tenue de livres, mais s’intéresse aussi à ce que les chiffres racontent et aux décisions que ceux-ci permettent de prendre. Car une entreprise, pour bien progresser, « mérite plus que des chiffres ; elle mérite une direction », estime Annie Fortin.

Mettre de l’ordre dans la complexité

Ce besoin d’accompagnement prend par exemple tout son sens auprès des OBNL, où les ressources sont souvent limitées. Une direction générale peut devoir jongler avec diverses fonctions, tandis que les administrateurs, issus d’horizons variés, mettent généreusement leur expertise au service de la mission et méritent une information financière limpide pour éclairer leurs décisions. Focus TDL agit alors sur plusieurs fronts – tenue de livres, processus, outils de gestion et gouvernance – afin de transformer un volume d’informations… en données utiles.

Une plateforme sans équivalent

C’est par sa plateforme numérique que Focus TDL se démarque le plus nettement de ce qu’on trouve habituellement dans le secteur. Elle a été développée à l’interne et elle est personnalisée pour chaque client. Elle réunit dans un seul environnement des outils qu’une organisation doit normalement se procurer séparément, quand elle y a seulement accès : feuilles de temps intégrées, gestion des comptes de dépenses, outils de flux de trésorerie adaptés et rapports conçus selon les besoins réels de chaque organisation plutôt qu’à partir de gabarits standards. S’y ajoute le suivi des processus d’affaires et des tâches de l’équipe du client.

« Surtout, la plateforme offre aux conseils d’administration leur propre accès, adapté à leurs besoins et à leurs demandes, en temps réel. Finie l’attente entre les différents paliers de l’organisation : l’information circule directement jusqu’aux administrateurs. Ceux-ci et les dirigeants y gagnent ainsi une vue claire de la situation financière et opérationnelle de l’organisation, sans multiplier les logiciels ni les intermédiaires. Une offre qui dépasse largement la tenue de livres traditionnelle et qui a encore peu d’équivalents au Québec », commente la directrice générale.

La technologie, sans perdre l’humain

Ce désir de simplifier et d’optimiser la gestion s’appuie précisément sur la technologie. Le modèle totalement numérique de Focus TDL permet aujourd’hui de servir des organisations partout au Québec. Il n’en a pas toujours été ainsi. Avant la pandémie, convaincre un client que la tenue de livres et les rencontres pouvaient être réalisées à distance suscitait parfois des réticences. La crise sanitaire a fait tomber ces barrières, propulsant la formule virtuelle.

Focus TDL accompagne également les organisations qui doivent encore entreprendre leur propre virage numérique : choix des outils, implantation, formation et adaptation des façons de procéder. Quand l’automatisation et l’intelligence artificielle ont commencé à transformer certaines tâches, Annie Fortin s’est posé une question essentielle : comment profiter de ces gains d’efficacité sans reléguer au deuxième plan ceux qui ont contribué à bâtir l’entreprise ?

La réponse retenue a consisté à modifier les rôles plutôt qu’à faire disparaître l’humain. Si une technologie peut accomplir en quelques secondes une tâche autrefois beaucoup plus longue, le temps ainsi libéré peut être consacré à des interventions qui procurent davantage de valeur au client. « Il fallait donc imaginer une manière de garder l’humain au cœur de la technologie », note Annie Fortin. Pour elle, l’innovation doit d’abord servir ceux qui l’utilisent.

L’entreprise entend bien sûr continuer à pousser cette réflexion. Avoir une longueur d’avance ne suffit pas : encore faut-il la conserver. Une posture qui consiste moins à suivre le changement qu’à tenter de le prévoir.

« Il nous faut continuer à essayer d’anticiper les besoins de demain et de trouver des solutions. Je pense que c’est la force de Focus TDL ! »

— Annie Fortin, copropriétaire et directrice générale de Focus TDL

Miser sur la stabilité

La technologie n’est pas la seule à faciliter la vie de la clientèle. L’impartition offre aussi un avantage concret : la continuité. Plusieurs entrepreneurs se tournent vers cette solution après avoir dû répéter les démarches d’embauche et de formation d’une personne responsable de leurs livres. Chez Focus TDL, deux membres de l’équipe sont toujours associés à un dossier, et les processus sont documentés afin que les opérations se poursuivent malgré une absence ou un imprévu.

Cette stabilité apporte aux dirigeants un élément moins tangible, mais tout aussi précieux : la tranquillité d’esprit. « Savoir que quelqu’un est là pour eux, que peu importe ce qui arrive, ils ne gèrent plus seuls », explique Annie Fortin. Pour celui ou celle qui doit quotidiennement prendre des décisions et résoudre différents problèmes, pouvoir compter sur une équipe qui connaît son organisation enlève une part appréciable du poids bien réel associé à la gestion.

Grandir sans brûler les étapes

Encore faut-il avoir les bonnes personnes pour tenir cet engagement. Focus TDL réunit une vingtaine d’employés aux profils complémentaires : techniciens comptables, spécialistes de la gestion et de la gouvernance, combinés à des expertises juridique et technologique. « Ce n’est pas moi qui livre les résultats, c’est nous ! », insiste Annie Fortin. Sa meilleure décision d’affaires aura été d’investir dans son équipe plutôt que de miser sur une croissance rapide.

La clientèle de l’entreprise a ainsi doublé en cinq ans. Un essor que la dirigeante veille à ne pas précipiter. Les nouveaux employés sont recrutés puis formés avant que la demande ne les rende indispensables. Ils peuvent, par conséquent, assimiler les méthodes de travail et la philosophie de Focus TDL. « Il faut prendre le temps de bien faire les choses », répète-t-elle. Une croissance délibérément maîtrisée pour éviter que la qualité du service en souffre.

Même à distance, l’esprit d’équipe se cultive au quotidien. Chaque matin, les employés se retrouvent virtuellement pendant une quinzaine de minutes autour d’un sujet souvent léger. Une sorte de « machine à café numérique » où l’on discute autant de la vie que du travail. L’entreprise entend d’ailleurs demeurer en télétravail. L’équipe est convaincue qu’autonomie et performance cohabitent très bien lorsque les attentes sont claires et que chacun dispose des bons outils.

Une question de confiance

Cette exigence commande également le choix des mandats. Annie Fortin ne cherche plus à accepter tous les clients : elle souhaite plutôt pouvoir apporter une réelle valeur ajoutée à ceux qu’elle accompagne. La relation doit « fonctionner dans les deux sens » et reposer sur une confiance mutuelle pour permettre des conversations franches, même lorsqu’elles sont inconfortables. L’expérience l’aide aussi à reconnaître les collaborations les plus porteuses.

Parce que derrière la plateforme, l’intelligence artificielle, la tenue de livres et les processus, la promesse de Focus TDL est finalement simple : donner aux entrepreneurs les moyens de consacrer leur énergie à ce qu’ils font le mieux, avec des informations plus claires, une organisation mieux outillée et des partenaires sur lesquels compter. Autrement dit, leur rendre un peu de cette denrée si rare et convoitée en affaires : la tranquillité d’esprit.