Dans cette optique, Julie Bédard nous présente dans cet article l’expertise de Michelle Limoges, vice-présidente et directrice de l’équipe des productions audiovisuelles et arts de la scène chez BFL CANADA, afin d’informer les organisateurs d’événements sur les meilleures pratiques à adopter en matière de protection et de prévention des risques.
L’un des premiers enjeux concerne la sécurité du public. Les organisateurs doivent s’assurer que les lieux sont sécuritaires, que les installations sont conformes et que les déplacements des foules se feront sans danger, puisque des incidents peuvent survenir, comme des chutes, des malaises liés à la chaleur ou des accidents causés par des mouvements de foule. La consommation d’alcool constitue également un facteur qui accroît les risques. La souscription à une assurance responsabilité civile est dans ce cas primordiale, car elle permet de protéger les organisateurs en cas de poursuites pour des blessures corporelles subies par des tiers ou des dommages matériels.
Les aléas imprévisibles représentent un autre défi majeur, surtout pour un événement ayant lieu à l’extérieur : par exemple, un festival peut être perturbé ou annulé en raison de mauvaises conditions météo. D’autres problèmes possibles hors du contrôle des organisations peuvent survenir, comme la non-disponibilité de la salle de spectacle à la suite d’un sinistre (par exemple, un incendie), une panne de courant ou l’absence d’un artiste principal pour cause de maladie. Ces situations peuvent entraîner des pertes financières importantes pour l’organisateur, notamment si un remboursement des billets est requis. Dans ces cas, l’assurance annulation d’événement permet de limiter les conséquences financières et de garantir la stabilité de l’organisation.
Les équipements spécialisés, tels que la scène, l’éclairage, le matériel de sonorisation, les écrans et les génératrices, constituent également un élément clé pour assurer le bon déroulement des événements. Ces équipements, souvent loués et transportés, sont davantage exposés aux risques d’être endommagés ou volés. Une assurance adaptée permet de couvrir les coûts de réparation ou de remplacement, évitant ainsi des dépenses imprévues qui pourraient mettre en péril l’événement.
Il est également recommandé que les organisateurs souscrivent à des polices d’assurance, telles que la cyberassurance, l’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants, l’assurance contre les vols et les détournements ou l’assurance automobile sur une base annuelle, afin de couvrir l’ensemble des risques liés à ce type d’organisation.
Au-delà des assurances, une gestion adéquate des risques repose sur la prévention et la préparation. Cela passe par des plans de sécurité clairs, une formation adéquate des équipes, une collaboration avec les services d’urgence et une communication efficace en cas de problème. Les assurances viennent alors soutenir cette démarche en offrant un filet de sécurité.
En somme, la gestion des risques et les assurances permettent aux organisateurs de se concentrer sur l’essentiel : offrir aux spectateurs des événements sécuritaires, réussis et mémorables. Elles contribuent à protéger le public, les équipes et les organisations, tout en assurant la continuité et la crédibilité du secteur du spectacle et du divertissement.
