[EXCELLENCE ORGANISATIONNELLE] COVID-19 : 16 pratiques Lean pour une gestion de crise efficace

Depuis que l’Organisation mondiale de la Santé a qualifié de pandémique la propagation de la COVID-19, les événements se bousculent à grande vitesse et l’état de la situation change constamment. Devant l’ampleur de cette crise mondiale, aucune organisation n’est épargnée. En conséquence, vos consignes et mécanismes de coordination doivent être clairs et efficaces.

J’ai consulté mon réseau de collaborateurs-experts afin d’identifier les pratiques LEAN les plus pertinentes pour faire face à la situation actuelle. Nous espérons que le résultat de notre concertation vous aidera à minimiser les répercussions sur vos employés et sur votre organisation.

Les 16 pratiques LEAN les mieux adaptées à la gestion de crise :

1. Centre de coordination (Salle de pilotage) : Mettre en place un centre de coordination pour favoriser un suivi rigoureux du plan de gestion de crise. Cette salle de pilotage doit être gérée par le plus haut dirigeant en place dans l’organisation.

2. Cellule de travail : Regrouper l’ensemble des ressources critiques, incluant un responsable des communications et un animateur de la mêlée quotidienne, pour exécuter le plan d’urgence.

3. Matrice de compétences : Élaborer la liste des compétences requises disponibles pour gérer la cellule de crise. Cette matrice devrait être affichée dans la salle de pilotage pour faciliter la prise de décision rapide.

4. Gestion des priorités (Loi 20 / 80) : Prioriser les actions qui auront un impact significatif sur les résultats attendus. En temps de crise, tout est prioritaire. Le choix des priorités s’impose.

5. Gestion du goulot : Identifier les ressources critiques du processus de crise afin de préserver la continuité des affaires. Élaborer un plan de contingence pour augmenter la capacité des ressources clés. Faire appel à des employés à la retraite au besoin.

6. Kanban (Gestion des stocks critiques) : Optimiser la gestion du matériel essentiel au bon fonctionnement des opérations. Le matériel critique aux ressources doit être identifié et géré en fonction des délais de réapprovisionnement. Ne pas surstocker le matériel facilement disponible chez les fournisseurs locaux.

7. L’analyse des modes de défaillances (AMDEC) : Grâce à cet outil, déterminer ce qui pourrait NE PAS fonctionner dans votre système et surtout, comment la cellule de crise peut facilement l’identifier.

8. Gestion des communications (Point de presse) : Désigner un leader chargé de présenter l’état de la situation de façon claire et transparente, et de répondre aux questions et aux préoccupations des employés.

9. Mêlées quotidiennes (Daily Scrum) : Tenir des rencontres journalières afin que l’équipe d’intervention soit en mesure de suivre la progression des activités et de réagir aux changements de l’environnement.

10. Agenda standard (Leader Standard Work) : Les gestionnaires responsables doivent établir des routines de suivi incluant les rencontres de mêlées quotidiennes, les points de presse, etc.

11. Marche sur le terrain (Gemba Walk) : Soutenir et encourager les équipes par des visites régulières des gestionnaires sur le terrain. Respecter les mesures préventives les plus strictes afin de minimiser les risques pour votre santé, vos clients et employés.

12. Liste de vérification (Check-list) : Intégrer une liste de vérification aux routines de gestion pour mieux contrôler les paramètres critiques.

13. Procédures et processus standards : Éviter les actions inefficaces grâce à des instructions de travail claires, suivies avec rigueur et discipline.

14. Formation des ressources (approche TWI) : Former rapidement un grand nombre d’intervenants sur les notions essentielles au travail à faire. La démarche de formation TWI a été développée par l’armée américaine lors de la Seconde Guerre Mondiale et consiste à former les employés sur les instructions, méthodes et relations de travail.

15. Instructions visuelles : Préférer des instructions visuelles simples comme des pictogrammes ou des photos, à des consignes écrites souvent longues à lire. Les affiches d’instructions sur le lavage des mains en sont un bon exemple.

16. Indicateurs et cartes de contrôle : Identifier et sélectionner les indicateurs les plus pertinents au suivi de l’évolution de la situation et de l’efficacité des mécanismes en place.

Pour optimiser votre gestion de crise, faites en sorte que chaque geste posé soit le bon ! Les pratiques proposées vous guideront dans la mise en place de votre cellule d’intervention et vous aideront à mobiliser efficacement vos équipes tout au long de cette période d’instabilité.

La pandémie actuelle impose des mesures d’hygiène et de distanciation sociale rigoureuses. Assurez-vous de respecter les consignes émises à cet effet par les autorités gouvernementales. La santé de vos équipes en dépend. Faites-en une priorité.

Pour d'autres conseils en excellence organisationnelle, consultez le blogue de Campus Lean.

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