[EXCELLENCE ORGANISATIONNELLE] Piloter dans une période de haute incertitude

Alors que la relance graduelle de l’économie s’enclenche progressivement, toutes les organisations doivent composer avec une nouvelle réalité remplie de contraintes qui n’existaient pas au début de 2020.

Le haut niveau d’incertitude qui prévaut me rappelle le VUCA, un acronyme créé dans les années 1990 par l’armée américaine qui signifie « Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous », et qui illustrait la transition vers un modèle agile, réactif et efficace. La Fédération des chambres de commerce du Québec vient de le ressortir dans un bulletin en rappelant que « dans ce nouveau réel, anticiper la transformation est plus compliqué que jamais, mais aussi, plus vital que jamais ».

Dans un contexte d’imprévisibilité, l’amélioration continue des processus demeure essentielle, mais la démarche employée doit être adaptée ! Pour faire face à cette incertitude, la méthode d’amélioration continue Toyota Kata m’apparaît tout à fait pertinente, car les étapes qu’elle propose s’appliquent à ce contexte sans précédent au sein duquel toute prévision relève maintenant de l’hypothèse pure tellement tout a été chamboulé.

Dans un contexte d’imprévisibilité, l’amélioration continue des processus demeure essentielle, mais la démarche employée doit être adaptée !

Cette approche, proposée par Mike Rother, décrit les habitudes d’amélioration continue, les comportements ou les katas observés chez Toyota. Dans les arts martiaux, les katas sont des chorégraphies que l’on pratique ad nauseam jusqu’à ce que ça devienne une seconde nature. « L’objectif, explique le professeur Sylvain Landry, qui enseigne à HEC Montréal, est de convertir par ces katas le cerveau à l’approche scientifique, ce qui a pour effet de l’empêcher de nous jouer de vilains tours en sautant trop rapidement aux conclusions, nous amenant parfois à prendre de mauvaises décisions, car nous ne pouvons voir au-delà d’un certain point dans le temps. C’est exactement ce qui se passe avec la COVID-19. Cette méthode rend plus cohérentes les actions d’une organisation plutôt que tout parte dans toutes les directions. »

LES QUATRE ÉTAPES DE LA MÉTHODE TOYOTA KATA

Pour que vous saisissiez mieux la nature des quatre étapes de la méthode Toyota Kata, je vous propose l’analogie d’une expédition en montagne. Dans la première étape, nous devons déterminer notre objectif, par exemple atteindre le sommet de la montagne en 10 jours sans blessure. La seconde étape consiste à étudier la situation actuelle en observant les faits. Avant d’entreprendre notre randonnée, nous devons vérifier l’état de l’équipement requis. À quelle heure souhaitons-nous être rendus au premier campement ? C’est ce que l’approche kata définit comme notre prochaine condition cible : la troisième étape. Enfin, à l’étape 4, on se lance vers le campement 1 ! L’expérience nous permettra d’adapter notre plan selon les obstacles rencontrés; nous devons alors ajuster notre tactique sans perdre de vue l’heure et le lieu du prochain camp. Une fois la destination atteinte, qu’avons-nous appris en tant qu’équipe ? Forts de cet apprentissage (étape 2), nous pourrons poser de nouvelles hypothèses avant le départ vers le camp 2 (étape 3) que nous expérimenterons durant ce segment d’ascension (étape 4).

Pour s’améliorer à long terme, une organisation performante doit développer une pensée scientifique l’amenant à progresser vers les plus hauts sommets en validant des hypothèses à court terme.

En résumé, la démarche kata fournit un cadre permettant d’assurer la cohérence entre objectifs stratégiques et actions requises pour relever les défis rencontrés dans la poursuite de cette vision. Pour s’améliorer à long terme, une organisation performante doit développer une pensée scientifique l’amenant à progresser vers les plus hauts sommets en validant des hypothèses à court terme. Nous verrons dans la prochaine chronique quelques bonnes pratiques pour bien gérer la crise.

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