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Automatiser ses processus : un virage accessible… et payant !

18 juin 2024 | Johanne Martin

Automatiser ses processus : un virage accessible… et payant !

Glenn Carstens Peters – Unsplash

L’amélioration de la productivité des PME passe notamment par l’automatisation et l’optimisation de leurs processus. Bonne nouvelle : au cours des dernières années, les technologies sont devenues plus accessibles et abordables. L’approche mise de l’avant par Mallette permet de bien accompagner les organisations dans cette démarche.

LES SERVICES CLÉS EN MAIN DE MALLETTE

Plusieurs croient encore que l’automatisation n’est à la portée que de la grande entreprise, mais cette idée est désormais révolue. L’éventail de solutions s’est largement démocratisé, y compris en ce qui concerne les processus administratifs. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, de surabondance de documents papier, de quête d’efficacité, de personnel en télétravail et de souci d’offrir des emplois à valeur ajoutée, ce virage devient nécessaire.

« Ce qu’il faut avoir en tête, c’est que d’automatiser un processus, ça peut s’avérer payant. Toutes les organisations aspirent à croître, et l’automatisation rend possible l’atteinte de cet objectif sans avoir à hausser obligatoirement les effectifs dans les processus administratifs. Cette démarche donne également l’occasion à l’entreprise de passer vraiment en revue sa façon de faire les choses », relève Martin Hardy, associé en services-conseils chez Mallette.

D’ABORD, DÉCORTIQUER LES TÂCHES

L’approche proposée par Mallette comporte une première étape visant à « cartographier » les processus de l’organisation afin de bien les comprendre. Cette étape amoindrit, à terme, les risques d’une gestion du changement qui pourrait représenter un défi supplémentaire. Chaque processus destiné à être automatisé est ainsi décortiqué. L’un des outils d’analyse souvent utilisé permet de bien saisir un processus en divisant certaines activités ou tâches.

« Avec le client, nous sommes en mesure de voir qui nous fournit quoi, qui est responsable de telle activité ou tâche, qui est imputable, qui doit être informé ou consulté. Nous pouvons aussi voir quel est l’extrant, qui est le client interne de cette information, etc. Grâce à ce découpage, nous sommes capables de poser un regard pour dire : voici, dans le processus actuel, les potentiels d’automatisation qui s’offrent à nous », précise M. Hardy.

LE PERSONNEL APPELÉ À PARTICIPER

À travers la démarche, le client est amené à prendre conscience de l’écart entre l’« avant et l’après automatisation ». Sous forme de documentation, il peut en constater les implications. Il arrive que les employés d’une entreprise veuillent s’exprimer au sujet de leurs processus et obtenir une validation externe, ce que Mallette encourage. La participation du personnel est d’ailleurs souhaitée. L’ensemble de l’exercice est effectué de manière très collaborative.

L’étape suivante est évidemment celle de l’automatisation à proprement parler. Ici, Mallette suggère de commencer par des changements exigeant peu d’efforts, mais qui génèrent un impact significatif. En favorisant la compréhension et l’appropriation des nouveaux outils par le client, cette stratégie facilite la gestion du changement. On applique le principe des petits pas en suscitant un premier succès qui motivera la poursuite de la démarche technologique.

QUELQUES EXEMPLES D’AUTOMATISATION

« Quand on parle de technologies, on réfère, par exemple, à des outils qui nous permettent de faire la reconnaissance de caractères sur des documents, d’ouvrir automatiquement un courriel et de le lire, de documenter une base de données en fonction de ce qui est lu et de pousser ces données-là dans les systèmes des organisations, détaille l’expert en services-conseils. Avec l’automatisation, on parvient à offrir davantage de tâches à valeur ajoutée ! »

Toutes les fonctions de support de l’entreprise sont liées à des processus qui peuvent être automatisés : ressources humaines, gestion de la qualité, approvisionnement, comptabilité, finance, marketing, recherche et développement, gestion de projet, production… Les bons de réception et de livraison, les feuilles de temps, de même que tous les types de formulaires – garantie, retours, service après-vente, etc. – ont notamment avantage à être automatisés.

UNE PRISE EN CHARGE COMPLÈTE

Les projets à réaliser doivent bien sûr être priorisés et bien définis. Et si l’automatisation ne solutionne pas tout, elle inclut une forme de monitorage qui permet de continuer à améliorer ses processus. Au cours de l’exercice, il est courant que des problèmes qui ne concernent pas l’automatisation surgissent. Mallette est à même de les soulever, puis de les soumettre à une équipe spécialisée à l’interne qui détient les compétences pour trouver des solutions.

« Nous sommes vraiment dans le service 360, où tous les aspects de la vie d’une entreprise sont couverts, termine Martin Hardy. En fonction des diverses industries que compte le Québec, nous disposons aussi de comités de spécialisation sectoriels. Nous pouvons aller chercher une profondeur d’expertise pour des éléments pointus dans un secteur d’activité précis. Notre objectif reste donc d’aider nos clients à exceller dans les créneaux où ils sont déjà bons ! »

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